帳號管理

此指南中的操作均為高危操作，請小心執行操作。

重設密碼

當員工遺忘密碼時，您可以使用此功能觸發密碼重設流程。系統會向該員工的登錄信箱發送一封密碼重設郵件，協助其重新設置帳號密碼。

請注意，重設連結的有效期通常較短，請及時通知員工盡快完成驗證和重設操作，以免連結過期。

雙重認證

如果員工並非因遺忘密碼，而是因為遺失 TOTP 金鑰 或 Passkey 通行證 等原因導致無法登錄，請管理員及時聯繫我們的支持團隊。 我們將協助您處理相關安全驗證問題，確保帳號能夠在適當的安全措施下恢復使用。

遺失雙重認證資訊屬於高風險安全事件。請務必提醒員工妥善保管其 TOTP 金鑰、Passkey 通行證等相關驗證方式，以降低帳號被濫用或無法恢復的風險。

凍結與恢復帳號

當某位員工的帳號暫時無需使用時，您可以將其 凍結，以阻止該帳號登入系統。 當需要再次啟用時，只需 重新啟用，即可恢復正常使用。

注意

凍結帳號 僅限制登錄權限，並不會終止與該帳號相關的任務或業務流程。

因此，如果某個流程僅由該員工負責，而其帳號處於凍結狀態，流程可能無法繼續推進並導致業務中斷。

歸檔帳號

當某個帳號不再使用時，您可以選擇將其 歸檔。歸檔後的帳號將被禁止登入，同時會 中斷該帳號參與的所有任務和流程 。但為了確保系統內數據鏈的完整性，帳號本身及其基礎資訊仍會保留在系統中，不會被物理刪除。

歸檔 vs 凍結

相同點：

1. 計費一致：被凍結或歸檔的帳號都會繼續計入訂閱費用，因為這些帳號仍存在於系統的數據鏈路中。
2. 信箱地址占用：帳號始終占用其註冊信箱，無法使用同一信箱邀請新的用戶註冊。

差異點：

1. 能否重新啟用：凍結的帳號可再次啟用；歸檔帳號 無法恢復 使用。
2. 業務影響不同：歸檔會直接 中斷所有關聯任務和流程，可能對業務造成影響；凍結不會中斷流程，但仍可能造成流程無法繼續推進，從而對業務造成影響。

刪除帳號

當您確認某帳號永久不再使用，並且系統中的其他數據已不再依賴該帳號時，可以執行 刪除帳號 操作。 刪除等同於徹底註銷帳號，系統會清除該帳號的所有數據。

請注意，刪除會 破壞與該帳號相關的數據鏈，包括審計日誌、任務流記錄等不可恢復的歷史數據。

刪除 vs 歸檔

差異點：

1. 數據鏈破壞且不可恢復：刪除帳號會導致相關數據鏈斷裂，審計日誌、任務流歷史將無法再追溯。
2. 信箱地址釋放：刪除帳號後，其信箱將被釋放，可用於再次註冊。但即使使用相同的信箱，新帳號與被刪除的帳號不具有任何歷史關聯。
3. 不再計費：被刪除的帳號將不再計入訂閱費用。